Microsoft 365 Security: 7 Massnahmen für mehr Sicherheit in der Cloud

Das Wichtigste im schnellen Überblick

Microsoft 365 bündelt E-Mail-Kommunikation, Dateien, Zusammenarbeit und zahlreiche Geschäftsprozesse in einer Cloud-Umgebung. Dadurch werden Benutzerkonten, Zugriffsrechte und gespeicherte Daten zu attraktiven Zielen für Cyberangriffe. Eine wirksame Microsoft 365 Security setzt deshalb an mehreren Stellen gleichzeitig an: Identitäten müssen geschützt, Zugriffe kontrolliert, Phishing und Schadsoftware erkannt, Daten abgesichert und verdächtige Aktivitäten möglichst früh sichtbar gemacht werden.

Microsoft 365 ist aus dem Arbeitsalltag vieler Unternehmen kaum noch wegzudenken. Outlook, Teams, SharePoint und OneDrive ermöglichen die Zusammenarbeit unabhängig davon, ob Mitarbeitende im Büro, im Homeoffice oder unterwegs arbeiten. Gleichzeitig verlagern sich damit zahlreiche Daten und Prozesse in die Cloud. Diese Flexibilität verändert auch die Anforderungen an die IT-Sicherheit. Angreifer müssen nicht zwangsläufig versuchen, in das interne Unternehmensnetzwerk einzudringen. Gelingt es ihnen beispielsweise, die Zugangsdaten eines Microsoft-365-Kontos zu erbeuten, können sie unter Umständen direkt auf E-Mails, Dateien und weitere Unternehmensressourcen zugreifen.

Unternehmen sollten ihre Microsoft 365 Security daher nicht als einzelne Schutzfunktion betrachten. Gefragt ist ein Zusammenspiel verschiedener Massnahmen, das Identitäten, Anwendungen, Daten und Kommunikation gleichermassen berücksichtigt.

1. Benutzerkonten konsequent mit Multi-Faktor-Authentifizierung schützen

Benutzername und Passwort allein bieten heute keinen ausreichenden Schutz mehr. Zugangsdaten können beispielsweise durch Phishing, Schadsoftware oder Datenlecks in falsche Hände geraten. Eine der wichtigsten Massnahmen für die Microsoft 365 Security ist deshalb die Multi-Faktor-Authentifizierung, kurz MFA. Zusätzlich zum Passwort muss der Benutzer seine Identität über einen weiteren Faktor bestätigen. Selbst wenn Angreifer das richtige Passwort kennen, fehlt ihnen damit im Idealfall die zweite erforderliche Bestätigung.

Allerdings sollte auch MFA nicht als uneingeschränkte Sicherheitsgarantie betrachtet werden. Moderne Phishing-Angriffe können darauf abzielen, Anmeldesitzungen oder Authentifizierungsinformationen zu übernehmen. Deshalb sollte MFA mit weiteren Schutzmechanismen kombiniert werden. Dazu gehört beispielsweise die Bewertung von Anmeldeversuchen anhand zusätzlicher Faktoren wie Gerät, Standort oder Risikosignalen. Auffällige Zugriffe können dadurch zusätzliche Sicherheitsmassnahmen auslösen oder vollständig blockiert werden.

2. Zugriffsrechte nach dem Prinzip der geringsten Berechtigung vergeben

Nicht jeder Mitarbeitende benötigt Zugriff auf sämtliche Daten und Funktionen innerhalb einer Microsoft-365-Umgebung. Trotzdem wachsen Berechtigungen in Unternehmen häufig über Jahre hinweg. Mitarbeitende wechseln Abteilungen, übernehmen neue Aufgaben oder arbeiten zeitweise an Projekten. Werden alte Zugriffsrechte anschliessend nicht entfernt, entstehen unnötige Berechtigungen.

Für die Microsoft 365 Security gilt deshalb das Prinzip des Least Privilege: Benutzer erhalten nur die Rechte, die sie für ihre aktuelle Tätigkeit tatsächlich benötigen. Besonders streng sollten administrative Konten behandelt werden. Ein kompromittiertes Benutzerkonto mit weitreichenden Administratorrechten kann wesentlich grössere Auswirkungen haben als ein Konto mit eingeschränkten Berechtigungen.

Unternehmen sollten daher:

• administrative Rechte auf möglichst wenige Konten beschränken,
• normale Benutzerkonten nicht dauerhaft mit Administratorrechten ausstatten,
• Zugriffsrechte regelmässig überprüfen,
• nicht mehr benötigte Benutzerkonten zeitnah deaktivieren,
• besonders sensible Bereiche zusätzlich absichern.

Eine klare Berechtigungsstruktur begrenzt die Möglichkeiten eines Angreifers, falls ein einzelnes Konto kompromittiert wird.

3. E-Mails besser vor Phishing und Schadsoftware schützen

E-Mails gehören weiterhin zu den häufig genutzten Angriffswegen. Dabei werden Nachrichten zunehmend professionell gestaltet und lassen sich auf den ersten Blick teilweise nur schwer von legitimer Geschäftskommunikation unterscheiden. Microsoft-365-Umgebungen benötigen deshalb einen zuverlässigen Schutz vor Phishing, schädlichen Anhängen und manipulierten Links. Technische Sicherheitsmechanismen können beispielsweise Absender, Links und Anhänge analysieren und verdächtige Nachrichten blockieren oder kennzeichnen. Besonders Anhänge sollten möglichst untersucht werden, bevor Benutzer sie öffnen können.

Auch Links stellen eine Herausforderung dar. Eine Webseite kann zum Zeitpunkt des E-Mail-Eingangs unauffällig sein und erst später für einen Angriff genutzt werden. Moderne Sicherheitslösungen können deshalb URLs zusätzlich beim Aufruf überprüfen. Technischer Schutz allein reicht jedoch nicht aus. Mitarbeitende sollten wissen, woran sich verdächtige Nachrichten erkennen lassen und wie sie im Zweifelsfall reagieren sollen. Eine Kombination aus technischen Schutzmechanismen und Security Awareness reduziert das Risiko erfolgreicher Phishing-Angriffe erheblich.

4. Cloud-Daten gezielt vor unbefugtem Zugriff schützen

Mit SharePoint, OneDrive und Teams werden grosse Mengen geschäftlicher Informationen in der Cloud gespeichert und ausgetauscht. Dazu können interne Dokumente, Kundendaten, Verträge oder andere vertrauliche Informationen gehören. Für Unternehmen stellt sich deshalb nicht nur die Frage, wer auf Microsoft 365 zugreifen darf, sondern auch, welche Daten ein Benutzer sehen, bearbeiten oder weitergeben darf.

Zugriffsrechte sollten entsprechend der Sensibilität der Informationen vergeben werden. Auch Freigaben an externe Personen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Ein Link zu einem Dokument ist schnell erstellt und weitergegeben – unter Umständen bleibt dieser Zugriff wesentlich länger bestehen als ursprünglich vorgesehen.

Unternehmen sollten daher regelmässig kontrollieren, welche Inhalte extern geteilt werden und welche Berechtigungen dafür gelten. Abhängig von den Anforderungen können zusätzliche Mechanismen helfen, sensible Informationen zu klassifizieren oder deren Weitergabe einzuschränken. Dadurch lässt sich beispielsweise verhindern, dass bestimmte Daten unkontrolliert ausserhalb der Organisation verteilt werden.

5. Geräte beim Zugriff auf Microsoft 365 berücksichtigen

Cloud-Anwendungen können grundsätzlich von unterschiedlichsten Geräten und Standorten erreicht werden. Genau diese Flexibilität macht Microsoft 365 für Unternehmen attraktiv – erweitert gleichzeitig aber auch die Angriffsfläche. Ein korrektes Passwort und eine erfolgreiche Anmeldung sollten deshalb nicht immer automatisch bedeuten, dass ein Gerät vollständigen Zugriff auf Unternehmensdaten erhält.

Bei der Zugriffskontrolle kann beispielsweise berücksichtigt werden, ob ein Gerät vom Unternehmen verwaltet wird, definierte Sicherheitsanforderungen erfüllt oder Auffälligkeiten aufweist. Gerade bei mobilen Arbeitsmodellen gewinnt dieser Ansatz an Bedeutung. Mitarbeitende greifen von Notebooks, Smartphones und Tablets auf Unternehmensdaten zu und befinden sich dabei längst nicht immer im geschützten Firmennetzwerk.

Microsoft 365 Security sollte deshalb mit der Endpoint- und Mobile-Security-Strategie eines Unternehmens zusammenspielen. Wird ein Endgerät kompromittiert, kann selbst eine gut abgesicherte Cloud-Umgebung gefährdet sein. Cloud-, Identitäts- und Endgerätesicherheit sollten daher nicht isoliert voneinander betrachtet werden.

6. Verdächtige Aktivitäten frühzeitig erkennen

Nicht jeder Cyberangriff lässt sich bereits beim ersten Versuch stoppen. Umso wichtiger ist es, ungewöhnliche Aktivitäten innerhalb einer Microsoft-365-Umgebung möglichst schnell zu erkennen. Dazu können beispielsweise ungewöhnliche Anmeldeorte, zahlreiche fehlgeschlagene Login-Versuche, auffällige Änderungen an Benutzerkonten oder ungewöhnliche Zugriffe auf Daten gehören.

Ein einzelnes Ereignis muss dabei nicht automatisch auf einen Cyberangriff hindeuten. Mehrere Auffälligkeiten zusammen können jedoch ein deutliches Warnsignal darstellen. Logging und Monitoring schaffen die notwendige Transparenz, um solche Zusammenhänge erkennen zu können.

Entscheidend ist allerdings, dass relevante Warnmeldungen nicht lediglich gesammelt werden. Unternehmen benötigen klare Prozesse dafür, wie Sicherheitsereignisse bewertet und bearbeitet werden. Bei einem verdächtigen Benutzerkonto kann beispielsweise eine erneute Authentifizierung verlangt, eine aktive Sitzung beendet oder das Konto vorübergehend gesperrt werden. Je schneller auffällige Aktivitäten erkannt und untersucht werden, desto eher lässt sich verhindern, dass sich ein erfolgreicher Angriff weiter ausbreitet.

7. Microsoft 365 Security als Teil der gesamten Sicherheitsstrategie betrachten

Microsoft 365 ist nur ein Bestandteil der IT-Infrastruktur. Mitarbeitende verwenden zusätzlich Endgeräte, Unternehmensnetzwerke, weitere Cloud-Anwendungen und häufig auch externe Dienste. Eine isolierte Absicherung einzelner Bereiche kann deshalb zu Sicherheitslücken führen. Wird beispielsweise ein Notebook mit Schadsoftware infiziert, können darüber Zugangsdaten oder aktive Sitzungen abgegriffen werden. Eine kompromittierte Identität wiederum kann Angreifern den Zugriff auf verschiedene Cloud-Dienste ermöglichen.

Eine moderne Microsoft 365 Security-Strategie verbindet deshalb mehrere Ebenen:

Identitäten → Endgeräte → E-Mail → Cloud-Anwendungen → Netzwerk → Daten

Idealerweise lassen sich Informationen aus diesen Bereichen miteinander verknüpfen. Dadurch können verdächtige Aktivitäten besser eingeordnet und Sicherheitsvorfälle schneller erkannt werden. Gleichzeitig verhindert eine abgestimmte Sicherheitsarchitektur, dass Unternehmen für jeden einzelnen Bereich vollständig getrennte Lösungen und Prozesse betreiben müssen.

Zusätzlicher Schutz für Microsoft 365 mit Check Point

Die in Microsoft 365 Security integrierten Sicherheitsfunktionen bilden eine wichtige Grundlage für den Schutz der Cloud-Umgebung. Abhängig vom individuellen Risikoprofil, den eingesetzten Microsoft-Lizenzen und den Sicherheitsanforderungen können Unternehmen diese Funktionen durch zusätzliche Sicherheitslösungen ergänzen. Check Point bietet mit Harmony Email & Collaboration eine Sicherheitslösung für Cloud-basierte Kommunikations- und Kollaborationsumgebungen. Sie kann unter anderem dabei unterstützen, E-Mails und Dateien auf Phishing, Malware und weitere Bedrohungen zu untersuchen.

Ein Schwerpunkt liegt auf der Analyse von Nachrichten, Anhängen und Links. Dadurch sollen Bedrohungen möglichst erkannt werden, bevor sie den Benutzer erreichen beziehungsweise Schaden verursachen können. Ob eine zusätzliche Sicherheitslösung notwendig ist, sollte allerdings nicht pauschal entschieden werden. Zunächst sollte geprüft werden, welche Schutzfunktionen bereits vorhanden sind, welche Risiken für das Unternehmen bestehen und wo tatsächlich Sicherheitslücken vorhanden sind. Auf dieser Grundlage lässt sich beurteilen, ob zusätzliche Security-Komponenten einen sinnvollen Mehrwert bieten.

Microsoft 365 Security mit NetWyl umsetzen

Eine sichere Microsoft-365-Umgebung besteht aus vielen einzelnen Bausteinen. Authentifizierung, Berechtigungen, E-Mail-Security, Endgeräteschutz und Monitoring müssen sinnvoll zusammenspielen. NetWyl unterstützt Unternehmen dabei, bestehende Sicherheitsstrukturen zu analysieren und geeignete Massnahmen für den Schutz von Cloud- und Kommunikationsumgebungen zu entwickeln.

Dabei kann zunächst geprüft werden, welche Sicherheitsmechanismen bereits eingesetzt werden und wo Verbesserungspotenzial besteht. Anschliessend lassen sich passende Lösungen planen, implementieren und in die bestehende IT-Security-Architektur integrieren. Auch nach der Einführung sollten Sicherheitskonfigurationen regelmässig überprüft und an neue Anforderungen angepasst werden. Microsoft 365 entwickelt sich kontinuierlich weiter – und ebenso verändern sich Angriffsmethoden und Sicherheitsanforderungen.

Microsoft 365 Security braucht mehr als eine sichere Anmeldung

Die Absicherung einer Microsoft-365-Umgebung lässt sich nicht auf Passwörter oder einzelne Sicherheitsprodukte reduzieren. Identitäten, Berechtigungen, E-Mails, Endgeräte und gespeicherte Daten bilden eine zusammenhängende Angriffsfläche. Unternehmen sollten deshalb mehrere Schutzebenen miteinander kombinieren. Multi-Faktor-Authentifizierung und restriktive Zugriffsrechte bilden dabei eine wichtige Grundlage. Ergänzend braucht es Schutz vor Phishing und Malware, eine kontrollierte Datenfreigabe sowie Monitoring für verdächtige Aktivitäten. Wer diese Bereiche gemeinsam betrachtet, kann das Risiko erfolgreicher Angriffe reduzieren und gleichzeitig dafür sorgen, dass Mitarbeitende die Vorteile cloudbasierter Zusammenarbeit weiterhin nutzen können.

Häufig gestellte Fragen zu Microsoft 365 Security

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Ist Microsoft 365 von Haus aus sicher?

Microsoft 365 verfügt über zahlreiche integrierte Sicherheitsfunktionen. Wie umfassend diese verfügbar und konfigurierbar sind, hängt unter anderem von den eingesetzten Diensten und Lizenzen ab. Entscheidend ist zudem die richtige Konfiguration. Unternehmen sollten daher prüfen, welche Funktionen aktiviert sind und ob sie zum eigenen Risikoprofil passen.

Reicht Multi-Faktor-Authentifizierung für Microsoft 365 Security aus?

Nein. MFA erschwert die Übernahme eines Benutzerkontos erheblich, schützt aber nicht vor allen Angriffsmethoden. Sie sollte mit Zugriffskontrollen, E-Mail-Security, Monitoring, Endgeräteschutz und einer geeigneten Berechtigungsstruktur kombiniert werden.

Welche Rolle spielt E-Mail-Security bei Microsoft 365?

E-Mails sind ein häufig genutzter Ausgangspunkt für Phishing- und Malware-Angriffe. E-Mail-Security soll verdächtige Absender, Links und Anhänge erkennen und gefährliche Inhalte möglichst blockieren, bevor Benutzer mit ihnen interagieren.

Braucht Microsoft 365 Security eine zusätzliche Sicherheitslösung?

Das hängt von den Anforderungen des Unternehmens, den vorhandenen Microsoft-Sicherheitsfunktionen und dem individuellen Risikoprofil ab. Eine Analyse der bestehenden Umgebung sollte deshalb vor der Entscheidung für zusätzliche Sicherheitslösungen stehen.

Wie oft sollte die Microsoft-365-Security überprüft werden?

Sicherheitskonfigurationen und Berechtigungen sollten regelmässig sowie bei relevanten Änderungen überprüft werden. Dazu zählen beispielsweise neue Dienste, organisatorische Veränderungen, neue Benutzergruppen oder veränderte Bedrohungslagen.